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    金蝶賬無憂---智能記賬理票據功能介紹及如何使用

    發布時間:2022-10-19

    瀏覽次數:312

    一、介紹

    理票據功能適用于客戶提供了紙張發票的情況,可以通過理票據功能上傳發票圖片再快速生成憑證,使用該功能生成的憑證可點開附單據查看發票影像,此功能可減輕會計錄入憑證的工作量。

    二、如何使用

    (一)上傳發票圖片

    上傳發票圖片可以由客戶通過賬無憂微信小程序來上傳,也可以通過財務機器人上傳發票圖片,財務機器人可以使用體驗版用電腦上的發票圖片上傳,也可以購買 的發票掃描儀掃描發票影像上傳。以上方式上傳的票據上傳成功后可進賬簿后在【智能記賬】→【理票據】界面查看到。

    1.客戶上傳票據

    代賬公司的職員需要先給客戶設置好授權客戶看賬的權限,并且授權的角色需要有小程序上傳票據的權限。點擊一下藍色文字“授權客戶看賬 ”即可查看授權客戶看賬的步驟。授權成功后,客戶打開微信搜索“金蝶賬無憂小程序”,進入微信小程序登錄界面,用授權的手機號和手機驗證碼登錄微信小程序,進入小程序首頁界面,有多家公司做賬的,可以點擊上方的公司名稱切換不同的公司,再點擊【上傳票據】進入上傳票據界面,選擇需要發票所在的賬期,然后點擊【上傳票據】選擇需要上傳的發票圖片后點擊【確認上傳】。

    2.財務機器人上傳

    不管有沒有購買專業掃描儀,都需要先下載財務機器人軟件。登錄賬無憂后在管家界面點擊【智能財稅】→【票據管理】,進入票據管理界面,點擊【財務機器人】按鈕下載財務機器人安裝包后進行安裝,安裝完成后,雙擊電腦桌面上“金蝶賬無憂財務機器人”圖標,雙擊打開后用賬無憂的賬號和密碼登錄。

    注:購買的專業掃描儀還需要下載票據管理界面的【 掃描儀驅動】按鈕下載并安裝好對應掃描儀型號的驅動才可以正常使用掃描儀。

    (1)沒有購買 掃描儀

    沒有購買 掃描儀,登錄賬無憂財務機器人后智能識別上會顯示為“體驗版”,需要先點擊右上角的【設置】按鈕打開,分別選擇掃描、上傳、歸檔的路徑,將需要上傳的發票圖片保存到設置到掃描路徑中,再輸入賬套名稱,指定賬期,選擇票據類型后點擊【添加任務】按鈕。

    注:掃描、上傳、歸檔的路徑 次使用時需要設置,后續無需重新設置。

    在任務列表上的影像數量顯示后勾選任務點擊【智能識別】按鈕,顯示“識別完成”后在左下方的掃描文件界面點擊可以顯示具體的圖像,在右上角的識別結果當識別的有差異或者識別不成功時,可直接修改對應信息后點擊【糾正結果】按鈕, 在任務列表勾選任務再點擊【開始上傳】按鈕,票據將自動上傳到相應賬套中的【智能記賬】下的【理票據】菜單中。

    (2購買了 掃描儀

    安裝好財務機器人和掃描儀驅動后,打開財務機器人后,輸入賬套名稱,指定賬期,選擇票據類型后點擊【添加任務】按鈕,在掃描儀中放入需要掃描的發票后,點擊【智能掃描】按鈕,掃描完成后在任務列表中會顯示掃描的影像數量,需要檢查右上方的識別結果是否有錯誤的情況,如果識別有誤,需要修改識別結果后點擊【糾正結果】按鈕,確認無誤后勾選需待上傳的任務,點擊【開始上傳】按鈕,票據將自動上傳到相應賬套中的【智能記賬】下的【理票據】菜單中。

    (二)生成憑證

    1.指定票據憑證模板

    進入賬簿后點擊【智能記賬】→【理票據】進入理票據界面,可根據需要選擇票據影像展示的方式,點擊右側的【圖像】或【列表】按鈕即可。建議選擇按列表展示更清晰,在列表模式下如果票據影像對應的票據憑證模板是空白的,可勾選上相同類型的發票圖片,點擊上方的【指定票據憑證模板】選擇需要的票據憑證模板后點擊保存。

    2.匹配系統商品

    此步驟操作的意義是將發票明細和系統已存在的明細科目或明細存貨做對應匹配或操作生成新的明細。常用于購進庫存商品需要用明細科目做賬的情況,對于一些票據不需要匹配系統商品的可忽略此步如費用票或者是其他的單據。

    匹配系統商品的前提是理票據界面的發票上有發票商品明細,如果沒有商品明細,需要先獲取發票商品。在理票據界面,勾選上票據影像,點擊右上方的【獲取發票商品】按鈕等待系統獲取發票商品成功后,再點擊【匹配系統商品】;如果發票上有發票商品明細,則直接點擊【匹配系統商品】按鈕。

    點擊【匹配系統商品】按鈕后,進入未匹配界面,默認顯示的是未匹配的發票商品,在未匹配界面點擊右上方【重新匹配】按鈕旁邊的倒三角符號,點擊【匹配規則】在商品匹配規則彈窗中選擇需要的匹配方式點擊【確定】按鈕后,再點擊【重新匹配】按鈕,系統會按選擇的匹配規則,將票據影像里面的發票商品明細與系統已有的科目或存貨進行匹配;如果匹配規則沒有適用的,可以手動點擊商品編碼下的倒三角符號進行手動匹配,檢查匹配的沒有問題后,點擊【保存】按鈕即可。

    如果科目或存貨明細中還沒有這個發票商品,需要系統新增明細科目或存貨明細。在未匹配界面點擊右上方的【生成系統商品】旁邊的倒三角符號,點擊【生成商品規則】,在商品生成規則彈窗中選擇商品生成規則,不勾選則按商品名稱生成明細科目或存貨明細。再點擊【生成系統商品】按鈕,提示“生成成功”就可以看到生成的系統商品顯示在未匹配界面的對應系統商品列下,確認無誤后點擊【保存】按鈕再點擊【返回】按鈕即可。

    3.生成憑證

    在理票據界面,可以選擇一張發票生成一張憑證,也可以匯總多張發票生成一張憑證。

    (1)按單生成憑證

    如果需要一張發票生成一張憑證,勾選上需要生成憑證的單據可以點擊界面右上角的【按單生成憑證】按鈕,則一個票據影像的數據對應生成一張憑證。

    (2)匯總生成憑證

    如果需要匯總生成憑證,可勾選上多個票據點擊界面右上方的【匯總生成憑證】旁邊的倒三角點擊【憑證匯總選項】,在匯總憑證選項彈窗中選擇需要的匯總方式然后點擊【確定】,設置好匯總生成方式再重新點擊一下【匯總生成憑證】,即可按選擇的匯總方式生成憑證。

    (三)其他功能操作

    1.刪除票據

    進入賬套后點擊【智能記賬】→【理票據】,在理票據界面勾選上不需要的票據后點擊右上角的【刪除】按鈕,在系統提示彈窗中選擇【確定】按鈕即可。

    注:刪除的票據不可恢復。

    2.退回票據

    上傳票據影像不清晰、不符合財務記賬要求或是其他的原因可以支持退回,可在理票據界面勾選上不需要的票據后點擊右上角的【更多】→【退回】,在退回彈窗中選擇具體的退回原因后,點擊【確定】按鈕即可。

    注:發票被退回后,對應發票會標注紅色“退”字顯示。

    3.跨期

    上傳的票據影像不需要本月記賬,或者上傳的時候選擇錯了賬期,需要在其他期間記賬可以使用跨期功能,在理票據界面勾選上需要跨期的票據后,點擊【更多】→【跨期】。

    4.不需記賬和取消不需要記賬

    上傳的票據影像不需要記賬可以在理票據界面標記。在理票據界面勾選上票據后點擊右上角的【更多】→【不需記賬】。

    如果圖片設置了不需要記賬后面又有需要記賬可以點擊右上角的【更多】→【取消不需要記賬】。

    5.篩選票據

    在理票據界面需要篩選查找發票,可以選擇需要的條件進行查詢,可以篩選期間、記賬狀態、票據狀態、票據憑證模板等更多條件。在理票據界面的上方選擇好需要的條件后,點擊【刷新】按鈕,即可查詢出符合條件的發票。

    6.導出

    要導出理票據界面顯示的票據表格數據,在理票據界面勾選上票據后點擊右上角的【更多】→【導出】,即可導出表格格式的發票信息。